10 ошибок организаторов в продвижении мероприятий

Организация мероприятия — это сложный и многогранный процесс, в котором каждая деталь имеет значение. И, хотя мы, как рекламное агентство, можем внести свой вклад в успех мероприятия, основная ответственность за успех лежит на организаторах. Именно поэтому мы решили поделиться с вами самыми распространенными ошибками, которые делают организаторы и которые могут серьезно повлиять на итоговый результат.

Наша цель — помочь нашим читателям и клиентам избежать этих ошибок, научиться на чужом опыте и сделать свое мероприятие максимально успешным!

Давайте вместе рассмотрим, какие ошибки следует избегать, чтобы ваш концерт с большей вероятностью принес прибыль и довольных посетителей:

Вот все пункты кратко, можете использовать гиперссылку и перейти к нужному пункту:

1. Некорректная оценка спроса на проект в регионе.
2. Неправильный подход к ценообразованию.
3. Плохая техническая реализация лендинга и формы продажи билетов.
4. Низкое качество контента.
5. Недостаточный бюджет и длительность кампании.
6. Отсутствие взаимодействия с аудиторией в социальных сетях.
7. Игнорирование CRM маркетинга.
8. Недостаточное тестирование и аналитика.
9. Ограниченное представление о маркетинговых возможностях.
10. Некорректная оценка результатов рекламной кампании.

Проблема:

1. Неудобный пользовательский интерфейс: неинтуитивный или запутанный интерфейс лендинга или формы продажи билетов может отпугнуть потенциальных посетителей и привести к низкой конверсии.
2. Медленная загрузка страниц: долгая загрузка страницы или формы продажи билетов может вызвать раздражение у пользователей и уменьшить вероятность завершения покупки.
3. Ошибка в процессе покупки: неправильно настроенный или неотлаженный процесс покупки билетов может привести к ошибкам или сбоям при завершении транзакции, что оттолкнет пользователей от покупки.
4. Неадаптивный дизайн: отсутствие адаптивного дизайна, который корректно отображается на различных устройствах и экранах, может создать неудобства для пользователей и снизить удобство пользования.
5. Отсутствие интеграции с платежными системами: недостаточная интеграция с платежными системами или ограниченный выбор способов оплаты может ограничить доступ пользователей к процессу покупки билетов.

Решение:

Часто в команде организаторов отсутствуют специалисты, способные решить подобные технические задачи. В таких случаях рекомендуется обратиться к профильным специалистам или к нашему агентству, которое обладает достаточным опытом для решения этих проблем. Мы поможем:

1. Помощь в проектировании удобного интерфейса: Мы предлагаем помощь в разработке лендинга и формы продажи билетов с удобным интерфейсом, учитывая недостаток технического опыта у организаторов мероприятий. Наша команда специалистов обладает необходимыми знаниями и опытом, чтобы создать интерфейс, который будет легким в использовании для конечного пользователя.
2. Оптимизация скорости загрузки: Мы предлагаем оптимизацию скорости загрузки страницы и формы продажи билетов, что может быть сложной задачей для организаторов мероприятий без соответствующего технического опыта. Наша команда профессионалов обеспечит эффективную работу сайта и минимальное время загрузки, что повысит пользовательский опыт и увеличит конверсию.
3. Тестирование и отладка: Мы проведем тщательное тестирование и отладку процесса покупки билетов на различных устройствах и в различных браузерах, чтобы убедиться в его корректной работе. Это важный аспект, который часто упускается организаторами мероприятий из-за их ограниченного технического опыта.
4. Адаптивный дизайн: Мы разработаем адаптивный дизайн лендинга и формы продажи билетов, чтобы обеспечить корректное отображение на всех устройствах. Наша команда профессионалов учтет все особенности различных устройств, что позволит достичь максимальной доступности и удобства для пользователей.
5. Интеграция с платежными системами: Мы предоставим возможность интеграции с широким выбором платежных систем и способов оплаты, чтобы обеспечить удобство и безопасность процесса покупки билетов. Наша команда специалистов заботится о том, чтобы организаторы мероприятий могли успешно осуществлять продажи билетов, не беспокоясь о технических деталях.

Проблема:

Контент низкого качества (на сайте, в социальных сетях, наружной и диджитал рекламе) мероприятия может существенно ухудшить пользовательский опыт и уменьшить эффективность продаж билетов. Эта проблема может проявляться в нескольких аспектах:

1. Неясное описание мероприятия: недостаточно информативное или запутанное описание мероприятия может создать путаницу у потенциальных посетителей и снизить их интерес к участию.
2. Недостаточное использование визуального контента: отсутствие качественных изображений, фотографий или видео материалов о мероприятии может уменьшить привлекательность и привлечь меньше внимания со стороны аудитории.
3. Отсутствие ярких и привлекательных элементов дизайна: монотонный или устаревший дизайн страницы мероприятия может не привлечь достаточного внимания и не вызвать интереса у пользователей.
4. Неудачное расположение информации: неоптимальное размещение информации о мероприятии, непонятные навигационные элементы или запутанная структура страницы могут затруднить поиска информации и снизить удобство использования сайта.
5. Неподходящий текстовый контент: использование некачественного или неподходящего текстового контента на странице мероприятия, такого как грамматические ошибки, неясные формулировки или непонятный стиль написания, может отпугнуть пользователей и снизить их доверие к мероприятию.

Решение:

1. Качественное описание мероприятия: разработка информативного, привлекательного и лаконичного описания мероприятия, которое будет ясно и понятно передавать его уникальные особенности и преимущества.
2. Использование визуального контента: интеграция качественных изображений, фотографий и видео материалов, которые будут дополнять описание мероприятия и привлекать внимание пользователей.
3. Привлекательный дизайн: создание яркого и запоминающегося дизайна страницы мероприятия с использованием современных и стильных элементов, которые будут подчеркивать его уникальность и привлекательность.
4. Оптимизация структуры и навигации: планирование и оптимизация структуры страницы мероприятия с учетом удобства использования и быстрого доступа к необходимой информации.
5. Качественный текстовый контент: создание информативного, грамотного и привлекательного текстового контента, который будет ясно и доступно передавать информацию о мероприятии и его особенностях.

Неправильно подобранный Tone of Voice и непонимание целевой аудитории конференции может ввести аудиторию в заблуждение и вызвать отторжение. Разберем на примере конференций по недвижимости: на втором скриншоте также приведен пример не самого удачного пригласительного поста, но в нем четко структурирована необходимая информация:

А вот пример намеренной ошибки организаторов в работе с контентом: формат данного мероприятия — клабшоу, которое подразумевает под собой выступление артиста в течении 20-30 минут. Организаторы не пишут о формате концерта в описании встречи и указывают об этом мелким шрифтом на баннерах таким образом, что на них сложно обратить внимание.

Это приводит к негативным комментариям и хейту не только организаторов, но и самих артистов.

Проблема:

Недостаточный бюджет и длительность кампании могут существенно ограничить эффективность рекламной стратегии и уменьшить результативность продвижения мероприятия. Эта проблема проявляется в нескольких аспектах:

1. Ограниченные ресурсы для рекламы: недостаточный бюджет может ограничить возможности по привлечению внимания потенциальной аудитории через рекламные каналы, такие как социальные сети, поисковые системы, рекламные баннеры и прочее.
2. Недостаточная продолжительность кампании: слишком короткая рекламная кампания может не дать достаточно времени для того, чтобы привлечь внимание и заинтересовать потенциальных посетителей мероприятия.
3. Ограниченные возможности таргетинга: ограниченные ресурсы могут также снизить возможности по использованию точного таргетинга аудитории и созданию персонализированных рекламных сообщений, что может снизить эффективность кампании.
4. Недостаточное покрытие аудитории: в результате ограниченного бюджета и длительности кампании может возникнуть недостаточное покрытие целевой аудитории, что приведет к низкой осведомленности о мероприятии и, как следствие, к низкому уровню продаж билетов.

Решение:

1. Оптимизация бюджета: оцените бюджет и распределите его эффективным образом, учитывая приоритеты и цели кампании. Используйте бюджет для наиболее перспективных рекламных каналов и методов, которые наиболее вероятно приведут к достижению целей.
2. Планирование длительности кампании: заранее определите длительность кампании, учитывая особенности вашего мероприятия и временные рамки, необходимые для привлечения и убеждения целевой аудитории. Обеспечьте достаточное количество времени для того, чтобы кампания смогла оказать максимальное воздействие. мероприятия. Например, для концертов мы рекомендуем запуск за 30-45 дней до начала мероприятия, для крупных конференций рекламная кампания может стартовать за 6 месяцев, но все индивидуально в зависимости от планируемого количества посетителей и объему целевой аудитории.
3. Улучшение качества рекламы: сосредоточьтесь на создании высококачественного и привлекательного рекламного контента, который будет привлекать внимание и вызывать интерес у целевой аудитории. Используйте креативные и инновационные подходы для создания рекламы, которая будет выделяться среди конкуренции.
4. Мониторинг и аналитика: внимательно отслеживайте результаты рекламной кампании и анализируйте ее эффективность с помощью метрик и показателей успеха. На основе полученных данных вносите коррективы в стратегию и расходование бюджета для максимизации результатов.

Проблема:

Отсутствие взаимодействия с аудиторией в социальных сетях может серьезно негативно сказаться на эффективности рекламной кампании и продажах билетов на мероприятие. Эта проблема имеет несколько аспектов:

1. Низкая активность в социальных сетях: организаторы мероприятий могут игнорировать или недооценивать роль социальных сетей в продвижении и взаимодействии с аудиторией, что приводит к недостаточной активности и присутствию в них.
2. Неэффективное управление контентом: отсутствие регулярного обновления и разнообразного контента на страницах в социальных сетях может привести к утрате интереса аудитории и снижению ее вовлеченности.
3. Недостаточное внимание к обратной связи: отсутствие реакции на комментарии, вопросы и обращения аудитории может вызвать негативное восприятие и утрату доверия к организаторам мероприятия.
4. Недостаточное использование инструментов социальных сетей: неэффективное использование возможностей социальных сетей, таких как рекламные кампании, организация конкурсов и акций, может привести к упущению шансов на привлечение новой аудитории и увеличение продаж билетов.

Решение:

1. Активное присутствие в социальных сетях: внимательно отслеживайте и реагируйте на активность на страницах мероприятия в социальных сетях, поддерживая регулярное обновление и взаимодействие с аудиторией.
2. Регулярное обновление контента: поддерживайте интерес аудитории путем регулярного публикации разнообразного и увлекательного контента, включая анонсы мероприятия, за кулисами, впечатления участников и другие интересные материалы.
3. Активная обратная связь: будьте готовы отвечать на комментарии, вопросы и обращения аудитории, проявляя внимание и заинтересованность в их мнении и взглядах.
4. Эффективное использование инструментов социальных сетей: используйте возможности социальных сетей для организации рекламных кампаний, конкурсов, акций и других мероприятий, направленных на привлечение внимания и увеличение продаж билетов.

Типичная ошибка организаторов в работе с контентом — недостаточное информирование посетителей:

Отсутствие работы с комментариями и отработки возражений в социальных сетях вводят комьюнити в заблуждение, создают отрицательное впечатление и благоприятствуют перепродаже билетов:

Проблема:

Игнорирование CRM маркетинга означает упущение возможности эффективного взаимодействия с аудиторией и управления отношениями с клиентами через систематизацию данных и персонализированные коммуникации. Часто организаторы игнорируют даже такие простые каналы как SMS или EMAIL рассылка. Эта проблема имеет несколько аспектов:

1. Отсутствие системы управления контактами: организаторы мероприятий могут не иметь системы, позволяющей эффективно собирать, хранить и анализировать информацию о своей аудитории, что приводит к упущению возможностей для персонализированных коммуникаций.
2. Низкая степень автоматизации процессов: отсутствие автоматизации в CRM маркетинге может привести к ручной обработке и анализу данных, что занимает много времени и ресурсов, и может быть неэффективным.
3. Недостаточная сегментация аудитории: без использования CRM маркетинга организаторы мероприятий могут не проводить достаточно детальной сегментации своей аудитории, что делает коммуникации менее релевантными и эффективными.
4. Отсутствие персонализации коммуникаций: без CRM маркетинга организаторы мероприятий могут не учитывать индивидуальные предпочтения и потребности своей аудитории при создании коммуникаций, что приводит к менее эффективным маркетинговым сообщениям.
5. Упущение возможностей для повторных продаж: без эффективного использования CRM маркетинга организаторы мероприятий могут упускать возможности для повторных продаж и удержания клиентов после проведения мероприятия.

Решение:

1. Внедрение CRM системы: внедрите специализированную CRM систему, которая позволит эффективно собирать, хранить и анализировать данные о вашей аудитории, а также управлять коммуникациями с клиентами.
2. Автоматизация процессов: используйте возможности автоматизации в CRM системе для оптимизации процессов сбора и анализа данных, а также для автоматической отправки персонализированных сообщений.
3. Сегментация аудитории: проведите детальную сегментацию вашей аудитории на основе различных критериев, таких как интересы, поведение покупателей и демографические данные, чтобы создавать более релевантные и персонализированные коммуникации. Агрегирую базу своих покупателей или тех кто интересовался вашими событиями, вы можете взаимодействовать с этой аудиторией и в будущем. Например, вы можете оповестить посетителей ваших предыдущих событий о новом мероприятии с помощью чат-бота или СМС рассылки.
4. Персонализация коммуникаций: используйте данные из CRM системы для создания персонализированных коммуникаций, учитывая индивидуальные предпочтения и потребности вашей аудитории.
5. Управление жизненным циклом клиента: используйте CRM маркетинг для управления жизненным циклом клиента, включая сегментацию, привлечение, удержание и возвращение клиентов, чтобы максимизировать прибыль и эффективность вашего мероприятия.

Проблема:

Недостаточное тестирование и аналитика может стать причиной низкой эффективности рекламной кампании и недостаточной эффективности продаж билетов на мероприятие. Эта проблема может проявляться в нескольких аспектах:

1. Отсутствие тестирования рекламных материалов: организаторы мероприятия могут не проводить достаточное тестирование рекламных объявлений, лендингов и других материалов, что может привести к низкой конверсии и эффективности кампании.
2. Неэффективное использование аналитики: отсутствие системы сбора и анализа данных может привести к невозможности оценить эффективность рекламных каналов, сообщений и стратегий, что делает невозможным оптимизацию кампании и повышение ее результативности.
3. Недостаточное тестирование целевой аудитории: без проведения тестов на различных сегментах аудитории организаторы могут не понимать, какие сообщения и предложения наиболее эффективны для каждой группы, что приводит к упущению возможностей для увеличения конверсии и продаж.
4. Отсутствие мониторинга результатов: без постоянного мониторинга и анализа результатов рекламной кампании организаторы могут не замечать изменений в поведении аудитории, не реагировать на негативные тенденции и упущения, что приводит к потере возможностей для коррекции стратегии.

Решение:

1. Тестирование рекламных материалов: проведите тестирование различных вариантов рекламных объявлений, лендингов и других материалов на небольших тестовых группах, чтобы определить наиболее эффективные варианты перед масштабированием кампании.
2. Использование аналитики: внедрите систему сбора данных и аналитики для отслеживания ключевых метрик эффективности рекламной кампании, таких как конверсия, CTR, ROI и другие. Анализируйте данные регулярно и используйте полученную информацию для оптимизации стратегии.
3. Тестирование целевой аудитории: проводите тесты на различных сегментах вашей аудитории, чтобы определить наиболее эффективные коммуникации и предложения для каждой группы. Анализируйте результаты и адаптируйте стратегию в соответствии с ними.
4. Мониторинг результатов: внимательно отслеживайте результаты рекламной кампании и реагируйте на изменения в поведении аудитории, оптимизируя стратегию и реализацию кампании в реальном времени. Перед запуском рекламной кампании убедитесь, что вы получаете достаточно данных и у вас подключены аналитические сервисы. Например, Яндекс метрика. Также убедитесь, что билетный оператор в котором вы продаете билеты имеет возможность передавать аналитические данные в другие системы. У ряда популярных билетных операторов в РФ нет такого функционала, из-за чего рекламная кампания зачастую ведется вслепую.

Проблема:

Часто организаторы, обращаясь к маркетинговым агентствам, имеют представление о том, что только реклама должна продавать билеты, и если мероприятие не достигает желаемых результатов, они винят исключительно маркетинговую кампанию. Однако зачастую проблема кроется не только в эффективности рекламы и ее настройках, а в самом мероприятии как продукте.

1. Ожидание чуда от рекламы: многие организаторы мероприятий ожидают, что рекламная кампания сама по себе сделает чудо и привлечет большое количество посетителей, даже если само мероприятие имеет недостатки или низкую привлекательность для аудитории.
2. Избегание ответственности: организаторы часто перекладывают ответственность за продажу билетов и успех мероприятия исключительно на маркетинговое агентство, не осознавая, что успешная продажа билетов зависит не только от рекламы, но и от качества самого мероприятия.
3. Недооценка важности продукта: некоторые организаторы мероприятий могут недооценивать важность качества самого мероприятия и его соответствия ожиданиям и потребностям целевой аудитории, считая, что успешная реклама может компенсировать его недостатки.
4. Недостаточное понимание процесса продаж: многие организаторы не понимают, что продажа билетов - это сложный и многокомпонентный процесс, который требует не только эффективной рекламы, но и стратегического планирования, управления продажами и взаимодействия с клиентами.
5. Отсутствие анализа результатов: организаторы могут не проводить достаточного анализа результатов рекламной кампании и не обращать внимания на факторы, влияющие на продажи билетов, такие как качество мероприятия, конкуренция на рынке и другие аспекты.

Решение:

1. Образование и обучение: получите больше знаний о том, что успешная рекламная кампания требует не только качественной рекламы, но и привлекательного и ценного мероприятия для аудитории.
2. Совместная стратегическая работа: разработайте совместно с вашими специалистами по маркетингу стратегию, включающую не только рекламу, но и улучшение самого мероприятия, его контента и условий проведения.
3. Установление реалистичных ожиданий: осознайте, что успех мероприятия зависит от комплексного подхода, включающего не только рекламу, но и качество самого мероприятия и управление продажами.
4. Анализ результатов и обратная связь: проводите регулярный анализ результатов рекламной кампании и обратную связь с организаторами мероприятий, обсуждая факторы, влияющие на продажи билетов, и предлагая стратегии улучшения.

Этот пункт мы решили вынести отдельно, хотя он несколько похож на пункт 8.

Проблема:

Часто в процессе проведения цифровой рекламной кампании возникает ситуация, когда UTM-метки не отслеживают прямых продаж, но общее количество продаж все же увеличивается при увеличении расходов на рекламу. Это связано с тем, что пользователи могут увидеть рекламу, но принимать решение о покупке билетов уже после поиска мероприятия в поисковых системах. В результате организаторы могут ошибочно считать, что реклама, созданная агентством или сторонним специалистом, не приносит продажи, хотя на самом деле она увеличивает узнаваемость мероприятия и стимулирует продажи билетов как медийная реклама.

Решение:

1. Понимание механизмов воздействия рекламы: узнайте, как работает реклама в цифровых каналах и какие могут быть пути взаимодействия аудитории с рекламными объявлениями.
2. Уточнение метрик оценки успеха: разработайте понятные и адекватные метрики для оценки эффективности рекламной кампании, учитывающие не только прямые продажи, но и увеличение узнаваемости бренда и стимулирование поиска мероприятия.
3. Интегрированная аналитика: используйте интегрированный подход к аналитике, который учитывает не только прямые продажи через UTM-метки, но и другие пути взаимодействия аудитории с рекламой, такие как поисковые запросы и увеличение трафика на сайт мероприятия.
4. Обсуждение результатов: регулярно обсуждайте с командой результаты рекламной кампании, выясняя, какие изменения в продажах могут быть связаны с различными типами рекламы и взаимодействием с аудиторией в цифровых каналах.

В завершение хочется подвести итоги и обратиться к нашим читателям и потенциальным клиентам: надеемся, что информация, представленная в этой статье, была для вас полезной и позволит избежать многих распространенных ошибок в организации ивентов.

Помните, что успех мероприятия зависит от множества факторов, и каждая деталь имеет значение. Не бойтесь учиться на чужих ошибках и стремитесь к постоянному совершенствованию.

Если у вас возникли вопросы или вам требуется помощь в организации вашего следующего мероприятия, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы готовы помочь вам в достижении вашего успеха и создании незабываемого события!

Спасибо за внимание и удачи в организации ваших мероприятий!